Kuntien Hetapalvelut Oy tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita julkisen sektorin asiakkailleen kahdesta fyysisestä toimipisteestä ja lukuisista kotikonttoreista käsin. Etätyö ei ole meille poikkeus, vaan osa arkea, joka toimii sujuvasti ja tehokkaasti.
”Kolme vuotta sitten asetimme selkeän tavoitteen: sähköistää palveluprosessimme niin, että työn tekeminen ei olisi enää sidottu paikkaan”, kertoo toimitusjohtaja Miia Laakso. Koronapandemian aikana etätyön hyödyt arjen hyvinvoinnille tulivat monelle työntekijälle konkreettisiksi. ”Emme halunneet palata vanhoihin, kankeampiin toimintamalleihin, vaan päätimme rakentaa etä- ja monipaikkatyöstä pysyvän osan yrityskulttuuriamme.”
Selkeät prosessit – sujuvan arjen perusta
Asiantuntijatyössä arjen sujuvuus rakentuu ennen kaikkea selkeiden prosessien varaan. Hetalla prosesseja on kuvattu ja kehitetty määrätietoisesti niin yritys- kuin tiimitasolla. Työ jatkuu edelleen ja parhaat käytännöt on aina tärkeä ottaa nopeasti käyttöön, jotta ne hyödyttävät sekä meitä että kaikkia asiakkaitamme.
Viestintä yhdistää – myös etänä
Toinen keskeinen sujuvuuden tekijä on viestintä. Sen on oltava aktiivista niin prosessien sisällä kuin niiden välillä – erityisesti johdon, henkilöstön ja asiakkaiden kesken. ”Jokaisen työntekijän on tärkeää ymmärtää oma roolinsa osana kokonaisuutta ja nähdä, miten oma työ vaikuttaa asiakaslaatuun ja palveluiden kehittämiseen”, Laakso painottaa. Etätyöpainotteisessa kulttuurissa viestintä ei ole vain väline – se on liima, joka pitää meidät yhdessä.
Teknologia tukena – ei esteenä
Kolmas sujuvan arjen kulmakivi on toimiva teknologia ja automaation fiksu hyödyntäminen. Järjestelmien on pelattava yhteen, niiden käytön oltava yhtenäistä ja asiakasrajapinnassa käytettävien ohjelmistojen oltava optimoituja. ”Emme puhu digitalisaatiosta vain järjestelmien määrän kautta. Meille tärkeintä on ymmärtää prosessit niiden takana ja valjastaa teknologia aidosti työn tueksi”, Laakso sanoo.
Luottamus kantaa – myös etäyhteyksien yli
Luottamus on etätyökulttuurin perusarvo. Vaikka kollegat eivät ole fyysisesti läsnä, yhteys säilyy videopalavereissa ja arjen kohtaamisissa verkossa. Johtamisessa korostuu yksilöllisyys ja on äärimmäisen tärkeää, että työntekijöiden erilaiset viestintätavat ja tuen tarpeet huomioidaan. ”Hyvä johtaminen on läsnäoloa – myös etänä”, Laakso kiteyttää.