Kun Toholammin kunnan taloussuunnittelija oli jäämässä vanhempainvapaalle, tehtävään tarvittiin ratkaisu, jolla täytettäisiin taloussuunnittelijan laaja ja vastuullinen rooli. Ratkaisun tuli tukea kunnan taloushallinnon arjen jatkuvuutta ja olla myös kustannusten ja riskienhallinnan kannalta järkevä.
Taloussuunnittelijan työ on kunnan kannalta tärkeä, koska siihen kuuluu kunnan taloushallinnon keskeisiä substanssitehtäviä, kuten esim. talousarvion valmistelun koordinointia, tilinpäätökseen liittyvää kokonaisuuden hallintaa ja kunnan talouteen liittyvien asioiden seurantaa ja raportointia.
”Pohdimme yhdessä jo valmiiksi meille talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita tuottavan Hetan kanssa erilaisia vaihtoehtoja. Rekrytointikin oli mahdollinen, mutta aika nopeasti kävi selväksi, että jos sijaisuus voidaan hoitaa Hetapalveluiden kautta, tartuimme siihen. Hetapalvelut tarjosivat ratkaisua, jossa Hetapalveluiden kaksi asiantuntijaa vastaa taloussuunnittelijalle kuuluvista tehtävistä. Ratkaisu oli palvelun sisällön lisäksi myös varsin kustannustehokas”, kertoo Toholammin hallintojohtaja Jukka-Pekka Lätti.
Valmiit toimintamallit ja luottamus riskienhallinnan tukena
Kun yhteistyökumppani tuntee järjestelmät, prosessit ja toimintaympäristön jo ennestään, aikaa ei kulunut perusasioiden opetteluun. Tutun yhteistyökumppanin kanssa työssä päästiin heti asiaan. Aiemman yhteistyön arvioitiin olevan myös merkittävä tekijä riskienhallinnan kannalta.
”Jos tehtävään olisi rekrytoitu täysin uusi henkilö, talousarvioon olisi voinut päätyä virheitä, joita olisi jouduttu korjaamaan myöhemmin. Taloushallinnossa virheiden vaikutukset voivat näkyä laajasti esimerkiksi raportoinnissa ja tilinpäätöksen valmistelussa, joten riski oli tärkeää huomioida jo ratkaisua tehtäessä,” Toholammin kunnanjohtaja Juho Niemelä toteaa.
”Riskienhallinta on aina pohdittava kokonaisuutena. Meillä on siihen valmiit toimintamallit, ja Hetapalvelut hoitaa omalta osaltaan tietoturvaan liittyvät asiat asianmukaisesti. Lisäksi käytössä on ollut jo ennestään yhteisiä kanavia, joissa myös dokumenttien vaihto onnistuu turvallisesti,” Lätti kertoo.
”Yhteistyö on enemmän kuin teknistä toteutusta”
Toholammilla Hetapalveluiden vahvuutena nähdään ratkaisuhakuinen ja ennakoiva ote. Lätti antaa erityiskiitosta Hetapalveluiden asiantuntijoille:
”Ote on ratkaisuhakuista ja ennakoivaa. Ei jäädä odottelemaan, vaan asioita edistetään. Hetalla ymmärretään, mitä voidaan tehdä, ja raportointiaineistoa tuotetaan myös omatoimisesti. Siellä on asiantunteva ja hyvä porukka!”
”Suuri etu yhteistyössämme ovat säännölliset yhteistyöpalaverit Hetapalveluiden kanssa. Keskustelemme järjestelmien ja toimintatapojen kehittämisestä sekä siitä, miten voisimme kunnassa hoitaa talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisuutta entistä tehokkaammin. Yhteistyössä on sellainen tunne, että meidän asioista ollaan aidosti kiinnostuneita,” Niemelä kertoo.
Pienelle kunnalle kumppanuus tuo jatkuvuutta ja joustoa
Toholammin kaltaisessa pienessä kunnassa henkilöstöresurssit ovat rajalliset, eikä taloushallinnon kriittisissä tehtävissä ole suurta särkymävaraa.
”Kun resurssit ovat pienet, jatkuvuuden hallinta ja toimintavarmat mallit ovat todella tärkeitä. Tämän tyyppisen ratkaisun pilotointi on osoittanut, että tuttu ja osaava kumppani voi tuoda kunnalle joustavan, kustannustehokkaan ja riskienhallinnan kannalta turvallisen vaihtoehdon myös tilanteissa, joissa tehtäviä on aiemmin hoidettu sisäisesti, ” Niemelä sanoo.
Myös Jukka-Pekka Lätin mukaan kokonaisuus on onnistunut erittäin hyvin ja jopa ylittänyt odotukset. ”Pilottijaksomme kokemukset ovat olleet erittäin myönteiset ja rohkaisevat, ja voimme todellakin suositella vastaavaa muillekin kunnille, ” Lätti kiteyttää.