Prosessien toimivuutta kannattaa tarkastella lähemmin varsinkin silloin, kun kuntien organisaatioissa ja toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia. Näin tehtiin myös erään Hetan kunta-asiakkaan kohdalla, jossa henkilöstön kokonaismäärä kasvoi merkittävästi erään toimialan paikallisyksiköiden liityttyä yhteen. Muutoksen myötä mm. palkanmaksuihin liittyvä tiedonsiirtotyö viisinkertaistui ja siksi manuaalisesti tehtävä tiedonsiirto ei ollut enää järkevä tapa toimia.
— Teemme yhteistyötä meitä laajemman palveluportfolion omaavan inhouse-yhtiö Monetran kanssa, ja tiesin, että heillä on käytössä sama palkanlaskentaohjelma, jossa he ovat hyödyntäneet robotiikkaa rutiininomaisiin ja toistuviin työvaiheisiin. Tutkittuani asiaa totesimme, että voisimme hoitaa palkkatietojen siirtämisen kätevästi samantyyppisen robotin avulla. Olimme yhteydessä Monetraan ja kehitimme robotin yhteistyössä toimimaan haluamallamme tavalla, kertoo Hetan palvelupäällikkö Heidi Hirvasoja
Robotin käyttöönotto sujui lähes huomaamatta
Robotin käyttöönottoa edelsi suunnittelu- ja määrittelyvaihe, joka oli vaivatonta, koska kyse oli yksittäisestä työvaiheesta. Hetan henkilöstöhallinnon tiimi, jossa sovellusasiantuntija Ville Halinen on mukana, määritteli yksityiskohtaisesti asiat, mitä robotin pitäisi tehdä ja toimitti nämä tiedot Monetralle. Monetra hoiti sen jälkeen koodauksen ja määritykset.
Asiakkaan kannalta siirto robotin käyttöön sujui myös vähällä vaivalla. Tarkennuksia tehtiin lähinnä aikataulutuksen sekä aineistotietojen määrittelyn suhteen. Aineistoista tehtiin vakiomuotoisia niin, että robotti osaa lukea niitä oikein, lisäksi aineistojen syöttämisille määriteltiin tarkat deadlineajat.
—Olemme ottaneet uuden toiminnon käyttöön tämän vuoden alussa. Vaikutukset näkyvät jo nyt kulujen pienentymisenä, eli ei ole ihme, että asiakas on ollut muutokseen tosi tyytyväinen, Halinen kertoo.
Automaatiosta hyötyjä myös työhyvinvointiin
Robotiikasta ja automatisoinnista puhutaan välillä negatiiviseen sävyyn, Hetalla tästä ollaan kuitenkin eri mieltä. Robotit eivät tee näppäilyvirheitä, lisäksi niille voidaan ohjata isojakin tiedostoja käsiteltäväksi ilman että niihin kuluisi useita työpäiviä.
—On tosi mielenkiintoista, miten pystymme kehittämään erilaisia työvaiheita niin, että toistuvista ja monotonisista työvaiheista päästään eroon. Tiettyjen työvaiheiden automatisointi on erittäin järkevää, koska silloin aikaa vapautuu enemmän asiantuntijuutta vaativaan työhön. Tämä hyödyttää sekä palveluntarjoajaa että asiakasta, Hirvasoja toteaa.
Ohjelmistojen tehokas käyttö ja automaatioasteen nostaminen on kirjattu myös Hetan strategiaan asiakkaan arjen helpottamisen ja hyvinvoivan henkilöstön näkökulmasta. — On mukavaa, että asiantuntijatyöhön vapautuu enemmän aikaa. Lisäksi se on kaikkien kannalta tuottavampaa. Tulemme jatkossakin tutkimaan, missä robottien käyttö voisi olla järkevää ja kehitämme tulevaisuudessa varmasti uusia vastaavanlaisia ratkaisuja asiakkaidemme tarpeisiin, Hirvasoja sanoo.