Kuntien Hetapalvelut Oy toimii omistaja-asiakkaidensa, kuntasektorin yhteisöjen talous- ja henkilöstöhallinnon kumppanina. Kyseisessä toimintaympäristössä vaatimukset, vastuut ja aikapaineet ovat kasvaneet merkittävästi viime vuosina. Samaan aikaan resurssien käytölle on asetettu jatkuvasti tiukempia raameja ja lisäksi sekä taloudelta että hallinnolta odotetaan entistä ajantasaisempaa, läpinäkyvämpää ja luotettavampaa tietoa päätöksenteon tueksi niin virka kuin luottamushenkilöillekin.
Näihin haasteisiin vastaaminen edellyttää jatkuvaa kehittämistä. Hetapalvelut kilpailutti taloushallinnon järjestelmäkokonaisuutensa noin vuosi sitten ja samassa yhteydessä on käynnistetty laaja taloushallinnon palveluprosessien uudistamisen työ. Kyse ei ole vain teknisestä ohjelmistovaihdoksesta, vaan pitkäjänteisestä kehitystyöstä, jonka tavoitteena on sujuvoittaa arkea, parantaa laatua ja vahvistaa asiakasyhteistyötä.
Moderni ohjelmistokokonaisuus kehityksen mahdollistajana
Uusi ohjelmistokokonaisuus luo pohjan yhtenäisemmille, selkeämmille ja paremmin ohjattaville taloushallinnon prosesseille. Sen keskeinen vahvuus on kyky tukea automaatiota, integraatioita ja tiedon sujuvaa liikkumista järjestelmien ja toimijoiden välillä.
”Emme näe ohjelmistoa itseisarvona, vaan välineenä, joka mahdollistaa tehokkaammat toimintamallit. Tavoitteenamme on vähentää päällekkäistä työtä, manuaalisia työvaiheita ja tarpeettomia tarkistuksia – ja samalla varmistaa, että taloushallinnon perusta on luotettava ja hallittu”, toteaa taloushallinnon koordinaattori Anna-Lea Marjakangas.
Kohti automaatiota ja tekoälyä – asiantuntijatyötä tukien
Taloushallinnossa on edelleen paljon toistuvia ja rutiininomaisia tehtäviä, jotka vievät merkittävästi asiantuntijoiden työaikaa. Kehitystyön keskiössä on näiden työvaiheiden automatisointi aina, kun se on järkevää ja turvallista.
Automaatio ja tekoälyn hyödyntäminen tarjoavat mahdollisuuksia esimerkiksi tietojen tunnistamiseen, täsmäytyksiin, tarkistuksiin ja poikkeamien havaitsemiseen. ”Tavoitteemme ei ole korvata asiantuntijatyötä, vaan vapauttaa sitä. Kun rutiinit vähenevät, asiantuntijat voivat keskittyä analysointiin, tulkintaan ja asiakkaiden tukemiseen”, jatkaa Marjakangas.
Yhteiskäyttöiset prosessit vaativat yhteistä kehittämistä
Kuntasektorilla taloushallinnon prosessit eivät ole koskaan vain yhden toimijan sisäisiä. Ne ovat aidosti yhteiskäyttöisiä ja muotoutuvat yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Kuntien hallintosäännöt, ohjeistukset ja päätöksentekorakenteet ohjaavat vahvasti sitä, miten prosessit rakennetaan ja toteutetaan.
Uudistustyössä on tärkeä huomioida aina toimintavarmuus, läpinäkyvyys ja sääntelyn vaatimukset. Suuren yhteiskäyttöisyysasteen vuoksi kehittämisen on tapahduttava hallitusti ja vaiheittain, tiiviissä vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, jotta muutokset tukevat todellista arjen tekemistä.
Enemmän aikaa oikeiden asioiden kehittämiselle
Hetapalveluilla on selkeä pitkän aikavälin tavoite. Haluamme, että taloushallinnon arjessa jää enemmän aikaa yhteistyölle ja olennaisten asioiden kehittämiselle. Kun manuaalinen ja mekaaninen työ vähenee, vapautuu aikaa talouden ennakointiin, laadun kehittämiseen, toimintamallien tarkasteluun ja yhteisten ratkaisujen rakentamiseen”, iloitsee taloushallinnon palvelupäällikkö Riikka Petsalo.
”Meidän on tärkeää tunnistaa oma tärkeä roolimme paitsi palveluntuottajana, myös kehittäjäkumppanina, joka tukee asiakkaitaan taloushallinnon kokonaisuudessa – nyt ja tulevaisuudessa”, Petsalo korostaa.
Katse tulevaan
Taloushallinnon kehittäminen on jatkuva matka, ei yksittäinen projekti. Uusi ohjelmistokokonaisuus tulee luomaan Hetapalveluille yhä vahvemman perustan, jonka todellinen hyöty tullaan lunastamaan sitten, kun kaikki palaset on saatu käyttöön.
”Jatkamme työtämme määrätietoisesti ja asiakkaitamme avoimesti kuunnellen. Yhdessä asiakkaidemme kanssa rakennamme taloushallintoa, jossa teknologia tukee työtä, prosessit ovat selkeitä – ja aikaa jää entistä enemmän niille asioille, joilla on eniten merkitystä”, summaa Petsalo.