Tietosuojaseloste
Yleistä
Tietosuojaseloste antaa asiakkaille ja muille sidosryhmille tietoa siitä, miten rekisterinpitäjä käsittelee heidän henkilötietojaan ja kuinka ne on suojattu. Noudatamme Suomen henkilötietolakia sekä EU:n tietosuoja-asetusta.
Rekisterinpitäjä
Kuntien Hetapalvelut Oy
Y-Tunnus: 2642777–4
Rautatiekatu 21
84100 Ylivieska
tietosuojavastaava@hetapalvelut.fi
Rekisterin yhteyshenkilö:
Toimitusjohtaja Miia Laakso, miia.laakso@hetapalvelut.fi
Rekisterin nimi
Kuntien Hetapalvelut Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on asiakassuhteiden ylläpito, asiakasviestinnän ylläpito ja viestintä sekä markkinointi nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille ja sidosryhmille. Käytämme henkilötietoja vain edellä mainittuihin asioihin.
Rekisteröitävät tiedot
Yritystä koskevat tiedot:
- Yrityksen nimi
- Yrityksen sähköpostiosoite
- Yrityksen puhelinnumero
- Yrityksen postiosoite
- Yrityksen Y-tunnus
- Yrityksen toimiala
- Tiedot yrityksen tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta
- Uusasiakashankintaan liittyvät tiedot, mm. yhteydenpitoon liittyvät tiedot
Henkilöä koskevat tiedot:
- Henkilön nimi ja titteli
- Henkilön sähköpostiosoite
- Henkilön puhelinnumero
- Henkilön osoitetiedot
- Suoramarkkinoinnin suostumukset ja kiellot
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin sopimus, johon henkilön tietojen käsittely perustuu, on voimassa. Tiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaisesti, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
Tietojen käsittely
Hyödynnämme palvelumme toteuttamiseksi eri yhteistyökumppanien tarjoamia ohjelmistoja ja järjestelmiä, kuten palkka- ja kirjanpito-ohjelmistoja, joiden kautta käsittelemme myös henkilötietoja. Näissä järjestelmissä tietojen käsittely tapahtuu asiakkaidemme toimeksiannon ja ohjeiden mukaan, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille tahoille. Kaikkien palveluntarjoajien kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset, ja palvelut vaativat erillisen suojatun kirjautumisen ja/tai tunnistautumisen. Palveluntarjoajilla on omat erilliset tietosuojaselosteensa, jotka koskevat heidän tarjoamiaan palveluja. Tietoa käyttämistämme sähköisen asioinnin kanavista ja hyödyntämistämme palveluntarjoajista löytyy verkkosivuillamme: Sähköinen asiointi, liitteet ja todistukset Kuntien Hetapalvelut
Tietojen säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme henkilötietoja asiakassuhteen aikana sekä sen työn aikana, mikä tehdään mahdollisen asiakassuhteen luomiseksi. Tietoja kerätään myös sähköisellä asiakaspalautelomakkeella verkkosivujen kautta. Lisäksi tietoja voidaan kerätä lisäksi väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten, kuten Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ:n ja verkkolaskuosoitteisto TIEKE:n, rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös esimerkiksi messujen sekä verkostoitumis- ja markkinointitapahtumien yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan valikoidusti luovuttaa esimerkiksi rekisterinpitäjän kohdennettuihin markkinointikampanjoihin. Tietojen omistajuus säilyy rekisterinpitäjällä, eikä ulkopuolisilla ole oikeutta käyttää tietoja toimeksiannon ulkopuolisiin tarkoituksiin. Asiakastietoja voidaan lisäksi siirtää tai luovuttaa asiakkaan toimeksiannon toteuttamiseksi tai asiakkaan suostumuksella väliaikaisiin rekistereihin, kuten tapahtuma-, arvonta- tai tutkimusrekistereihin. Luovutamme henkilötietoja perintätoimistolle tarvittaessa maksujen valvomiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille, jos lainsäädäntö tai viranomaisten päätökset sitä edellyttävät.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjän asiakasrekisterin tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, eikä rekisterin tietoja luovuteta ulkopuoliseen käyttöön. Tietoja, kuten käyttäjän IP-osoite ja sivuston käyttöön liittyvät analytiikkatiedot, voidaan soveltuvin osin kuitenkin tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisterin tiedot digitaalisiin tietojärjestelmiin, joiden käyttö on suojattu tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Rekisterin sisältämä tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojärjestelmään sisäänkirjautumiseen tarvittavia käyttöoikeuksia annetaan vain rekisterinpitäjän jäsenille. Luovutuksia valvoo yhteyshenkilö. Asiakastietojen käsittelijöillä on aina vaitiolovelvollisuus.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjän asiakkailla ja yhteistyökumppaneilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tiedot tarkastetaan ja korjataan henkilön kirjallisesta pyynnöstä joko postitse tai sähköpostilla allekirjoitettuna. Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjän osoitteeseen yhteyshenkilölle:
Kuntien Hetapalvelut Oy
Y-Tunnus: 2642777–4
Rautatiekatu 21
84100 Ylivieska
tietosuojavastaava@hetapalvelut.fi
Rekisterin yhteyshenkilö: Toimitusjohtaja Miia Laakso, miia.laakso@hetapalvelut.fi
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointi- ja mainontatarkoituksiin sekä turvata muut henkilötietolaissa mainitut oikeutensa.
Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun tietojen käsittelylle on liiketoiminnallinen peruste. Kun perustetta ei enää ole, tiedot anonymisoidaan tai poistetaan. Rekisteröity voi myös itse lakiin perustuen vaatia tietojen poistamista (oikeus tulla unohdetuksi). Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää rekisterinpitäjää säilyttämään tietoja, tai jos muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille. Sähköpostimarkkinointilistalta rekisteröity voi poistua jokaisesta markkinointisähköpostista löytyvän poistumislinkin kautta.
Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä kehittääksemme palveluistamme yhä parempia, näyttääksemme osuvampaa mainontaa sekä räätälöidäksemme palveluiden ja markkinointiviestien sisältöjä kullekin käyttäjälle sopivaksi.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot voivat käyttää tehdäkseen käyttäjäkokemuksesta tehokkaamman. Lain mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi, mikäli se on ehdottoman tärkeää sivuston toiminnan kannalta. Tarvitsemme suostumuksesi muunlaisten evästeiden käytölle. Lisätietoja evästekäytänteistä löydät alla olevasta koosteesta.
Evästeiden tyhjentäminen
Käyttäjä voi tyhjentää evästehistorian verkkoselaimensa asetuksista. Tällöin tunniste, joka on asetettu selaimeen ja siihen perustuva verkkokäyttäytymisprofiili, poistuu. Toimenpide ei estä uusien evästeiden tallentamista selaimeen.
Evästeiden estäminen
Käyttäjä voi estää kokonaan evästeiden käytön verkkoselaimessa. Useimmissa selaimissa määritys tehdään selaimen yksityisyydensuoja-asetuksista. Toimenpide estää kaikkien evästeiden tallentumisen ja voi johtaa siihen, etteivät kaikki sivustojen toiminnallisuudet ole käytössä.
Monissa verkkoselaimissa on mahdollista estää kolmansilta osapuolilta tulevat evästeet. Tällöin selain sallii vain evästeet, jotka tulevat suoraan käytettävästä verkkopalvelusta. Toimenpide tehdään selaimen asetuksista (estää kaikkien kolmansien osapuolten evästeet).
Tietosuojaselosteen päivittäminen
Liiketoiminnan kehittymiseen ja lakimuutoksiin perustuen rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää tietosuojaselosteen sisältöä ilman erillistä ilmoitusta. Suosittelemme tutustumaan selosteen sisältöön säännöllisesti.